Нужно ли на копиях документов, которые хранятся в личном деле учащегося, ставить отметку «Копия верна», заверять их подписью руководителя образовательного учреждения и скреплять печатью?
Ответ:
Требование о заверении копий документов, в том числе находящихся в личном деле обучающегося, установлено Федеральным законом от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и Порядком формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся, который утверждается каждым образовательным учреждением локально. Закон обязывает образовательную организацию обеспечивать сохранность и конфиденциальность персональных данных, содержащихся в этих документах. Заверение копий является мерой, подтверждающей их тождественность оригиналу и препятствующей их несанкционированному использованию или подмене.
Таким образом, каждая копия документа в личном деле, будь то свидетельство о рождении, паспорт родителя, медицинская справка или иной документ, должна быть надлежащим образом заверена. Стандартная процедура включает простановку штампа или отметки «Копия верна», подпись руководителя или уполномоченного лица, расшифровку подписи, указание должности и даты заверения, а также оттиск печати образовательного учреждения. Печать должна захватывать часть подписи и поля штампа.
Этот процесс не является формальностью. Он обеспечивает юридическую силу документам внутри учреждения и защищает от претензий проверяющих органов, таких как Рособрнадзор или прокуратура, которые в ходе контрольных мероприятий могут запросить личные дела для проверки правильности их ведения. Отсутствие заверения может быть расценено как нарушение правил делопроизводства и требований к защите персональных данных, что влечет за собой риск дисциплинарной или административной ответственности для руководителя и ответственных сотрудников.
